1. Chi siamo e chi è titolare dei dati
L'app SoftOdont è sviluppata da DCWEBSERVICE SRL, Piazza San Vitale 18, 80125 Napoli, P. IVA 08286321214 («DC Web Service»), che fornisce agli studi odontoiatrici il gestionale Softodont come servizio in cloud.
Titolare del trattamento è lo studio odontoiatrico che usa Softodont: decide quali dati trattare e perché, sia per i suoi pazienti sia per il personale a cui assegna un'utenza. DC Web Service è responsabile del trattamento (art. 28 del GDPR): fornisce il servizio in cloud e tratta i dati solo per conto dello studio, secondo le sue istruzioni.
Per domande su questa informativa: privacy@softodont.it.
2. A chi è destinata l'app
L'app è uno strumento di lavoro per il personale degli studi che usano Softodont: medici, segreteria e amministratori. Ci si accede con l'utenza assegnata dallo studio sul gestionale.
L'app non è destinata ai pazienti né ai minori, e non permette di creare un'utenza.
3. Dati dei pazienti e dello studio
Con l'app il personale consulta e aggiorna i dati che lo studio gestisce con Softodont: anagrafiche dei pazienti, appuntamenti, dati sanitari (diagnosi, terapie, diario clinico, odontogramma, prime visite), preventivi, acconti, fatture e incassi.
- Questi dati restano sul server del gestionale dello studio. L'app li richiede quando servono e li mostra, senza conservarne una copia sul dispositivo.
- Fa eccezione solo un documento che l'utente sceglie di aprire o condividere (per esempio il PDF di una fattura o dell'odontogramma, o l'XML di una fattura elettronica). L'app lo salva nella propria memoria temporanea e lo passa al sistema per la condivisione; dove va dopo lo decide l'utente.
- Ognuno vede solo le sezioni che il suo profilo gli consente, con le stesse regole del gestionale web.
- Per questi dati il titolare del trattamento è lo studio. Un paziente che vuole esercitare i propri diritti (accesso, rettifica, cancellazione…) si rivolge allo studio. DC Web Service li tratta per conto dello studio, come responsabile del trattamento, secondo il contratto con lo studio.
4. Dati dell'utente dell'app
Anche per i dati di chi usa l'app il titolare è lo studio che ha assegnato l'utenza; DC Web Service li tratta per suo conto.
- Codice dello studio e nome utente
- Per l'accesso. Inviati al server; il codice dello studio resta sul dispositivo per proporlo all'accesso successivo.
- Password
- Per l'accesso. Inviata al server solo al momento dell'accesso, su connessione cifrata. L'app non la conserva.
- Sessione e profilo dell'utente (nome, permessi)
- Per restare collegati e passare da uno studio all'altro. Conservati solo nella memoria dell'app sul dispositivo; quelli di uno studio si cancellano uscendo da quello studio («Esci»).
- Nome del dispositivo
- Per riconoscere la sessione fra quelle attive dell'utente. Inviato al server all'accesso. Su iPhone e iPad è un nome generico; su Android può essere il nome dato al telefono dall'utente.
- Preferenze (sezioni della barra in basso)
- Per ricordare la scelta. Solo sul dispositivo.
Il backup automatico di Android è disattivato per l'app: sessione e profili non vengono copiati nel cloud né trasferiti su un altro telefono.
5. Notifiche push
Se l'utente le attiva (nelle Preferenze dell'app; il sistema chiede il permesso), l'app riceve una notifica quando arriva un nuovo messaggio da un collega.
- Le notifiche passano dal servizio OneSignal (OneSignal, Inc., Stati Uniti), che le consegna tramite Apple Push Notification service e Firebase Cloud Messaging di Google.
- Il contenuto è ridotto al minimo: «Nuovo messaggio» e il nome di chi scrive. Non contiene mai il nome del paziente né il testo del messaggio, che si leggono solo nell'app, dopo l'accesso.
- Per indirizzare la notifica, OneSignal riceve un identificativo formato dal codice dello studio e dal numero interno dell'utente (per esempio
studio:12), senza nome né email, e il token di notifica del dispositivo. L'SDK di OneSignal raccoglie inoltre dati tecnici del dispositivo (per esempio tipo, sistema operativo e lingua), dati sull'uso delle notifiche (sessioni e aperture) e, come ogni servizio in rete, l'indirizzo IP della connessione. - OneSignal è un sub-responsabile del trattamento: DC Web Service se ne avvale, per conto degli studi, per consegnare le notifiche. Il trasferimento dei dati negli Stati Uniti avviene nel rispetto del GDPR: OneSignal, Inc. è certificata nel Data Privacy Framework UE-USA, che la Commissione europea ha riconosciuto adeguato con la decisione del 10 luglio 2023. I data center principali di OneSignal si trovano nell'Unione europea.
- Uscendo dall'app («Esci») il dispositivo viene scollegato dall'utente e non riceve più le sue notifiche. Le notifiche si possono anche spegnere in qualunque momento dalle impostazioni del dispositivo.
6. Cosa l'app non fa
- Non mostra pubblicità e non usa servizi pubblicitari.
- Non traccia l'utente fra app o siti di altri e non usa l'identificativo pubblicitario.
- Non contiene strumenti di analisi statistica dell'uso.
- Non chiede la posizione, la fotocamera, il microfono, i contatti né le foto.
- Non vende e non cede dati a terzi.
7. Sicurezza
Tutte le comunicazioni fra l'app e il server avvengono su connessione cifrata (HTTPS). L'accesso alle sezioni rispetta i permessi del profilo, e il server li controlla comunque a ogni richiesta. Una sessione chiusa dal gestionale (per esempio un utente disattivato) fa uscire anche l'app.
8. Conservazione
I dati dello studio e dei pazienti sono conservati sul gestionale secondo il contratto con lo studio e gli obblighi di legge (per esempio quelli fiscali sulle fatture). I dati sul dispositivo restano finché l'utente non esce dall'app o non la disinstalla. Presso OneSignal i dati delle notifiche inviate restano 30 giorni; i dati di iscrizione del dispositivo restano finché non vengono cancellati, anche su richiesta dell'utente (punto 9), o finché OneSignal non li elimina per inattività.
9. Diritti
L'utente dell'app può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione e portabilità dei propri dati, e opporsi al trattamento, rivolgendosi al proprio studio, che ne è il titolare. DC Web Service assiste lo studio nel dare seguito alle richieste, che si possono indirizzare anche a privacy@softodont.it. Può inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it).
Per i dati dei pazienti vale quanto detto al punto 3.
10. Modifiche
Eventuali modifiche a questa informativa saranno pubblicate a questo indirizzo, con la data di aggiornamento.